No primeiro artigo desta série exploramos a capacidade de liderar reuniões online, adaptações necessárias para condução em cada tipo de reunião e outras reflexões para líderes de reuniões virtuais.

Agora exploraremos a estrutura montada em um encontro virtual, pensando o antes, durante e depois das reuniões. Este artigo faz parte de uma série de 3, no qual exploramos os principais pilares das reuniões virtuais.

Irei explorar a estrutura em três fases: Antes da reunião virtual, durante ela e após a reunião. Apontarei principais erros comuns e alguns pontos para ter atenção em reuniões virtuais. Vamos lá!

ANTES DA REUNIÃO VIRTUAL >

Toda reunião virtual começa com um convite. Seja uma reunião extraordinária ou recorrente, o convite é a primeira etapa. Como já sabemos, o convite vai determinar o tom e os participantes. Já assisti diversas vezes em que houve muito cuidado com o encontro, mas pouco com o convite, o que resultou na ausência de pessoas importantes nas reuniões virtuais e muito, mas muito retrabalho de alinhamento.

Todo convite deve ter as seguintes informações básicas:

1. Sobre o que é este encontro? (já participou de reuniões que você não fazia a menor ideia sobre o que se tratava? Pois é.)
2. Por que está me convidando? (deixar claro por que cada pessoa está sendo convidada, e qual é o papel de cada um, se houver)
3. Resultado Esperado (qual é o objetivo desta reunião virtual, resultado esperado, para que as pessoas estão se reunindo?)

DICA: Uma dica importante para gerar mais engajamento é explorar o poder dos convites customizados. Tem alguém que você espera que tenha uma atuação diferenciada ou que é imprescindível que esteja presente? Ligue, mande mensagem por celular, etc. Mostre atenção no convite de maneira personalizada, isso trará mais significado e atenção das pessoas.

Como podemos ver, o convite é um passo simples, entretanto não pode ser ignorado e simplesmente “tomar” a agenda das pessoas, isso tende a gerar resistência desnecessária. Uma pequena mensagem e um cuidado rápido pode criar um ambiente muito mais aberto para o encontro (e até aumentar a presença).

DURANTE A REUNIÃO >

As reuniões virtuais podem (e devem) ter um alto nível de engajamento, mas para isso precisamos garantir que estamos utilizando as ferramentas certas. A depender do objetivo da reunião, algumas ferramentas são mais apropriadas que outras, como podemos imaginar.

Um erro comum do facilitador neste momento é pecar pelo excesso, ou seja, trazer 4, 5 ou até 6 ferramentas diferentes e tornar o processo complexo e frustrante para quem tem alguma dificuldade. E aí surge aquela pergunta incômoda: “mas será que precisamos mesmo de tudo isso para nos reunir?”.

A combinação básica que atende quase todas as demandas organizacionais de reuniões virtuais é uma ferramenta de vídeo + um espaço de co-criação e registro (chamado de whiteboard, ou lousa branca). Essa combinação, se bem utilizada, trás agilidade para os encontros virtuais, e diminui os riscos de potenciais problemas tecnológicos ou de uso.

Lembre-se que a ferramenta é o meio, e dominar uma ferramenta não pode ser o produto final da reunião, deve ser algo que acontece rapidamente para que possamos focar no que realmente importa: A pauta da reunião.

Início da Reunião Virtual

Um erro comum de quem conduz reuniões virtuais é, na medida que vamos fazendo várias e várias delas, esquecemos do óbvio: Acolher as pessoas.

Pressupomos que todos já sabem o que será falado, o resultado, o que deve ser feito, e começamos os encontros já com a mão na massa. Esse erro é comum e pode custar caro: Um participante “perdido” que não é incluído no processo nos primeiros minutos de duas uma: Ou se cala e não participa; ou vira um detrator e paralelamente começa a minar o processo criado.

Como podemos incluir todos e realizar um bom início de reunião? Alguns pontos simples:

• Ao iniciar a reunião, deixe um slide compartilhado com todos contendo: O tema trabalhado (o nome do encontro, do projeto, etc.); O objetivo* (alinhamento, comunicado, brainstorm, cocriação, decisão, etc.) *deixe bem detalhado esse objetivo) além do horário previsto.
• Após todos entrarem, reconheça quem está ali (se não os conhecerem, tenha uma rodada rápida de apresentações). Crie uma forma de acolher os que chegarem atrasados de maneira rápida. Uma dica é uma projeção na tela do que já foi feito até agora.
• Check In: No momento das apresentações faça um check in rápido com todos dando espaço para todos compartilharem como estão chegando e suas expectativas. Mesmo com tempo curto, o ganho destes minutos iniciais é muito maior de integração e vai impactar toda a reunião.
• Se for um grupo novo, apresente as regras do jogo, os acordos estruturantes (microfone no mudo, levantar a mão para falar, câmera sempre ligada, chat disponível para perguntas, registro da reunião e quem irá moderar).

Estes acordos tendem a ser conhecidos por todos, então perceba se pode passar mais rapidamente por eles caso seja conveniente. A estrutura de início de reunião muitas vezes é atropelada e, por urgência ou ansiedade, já se parte para a pauta. Ao não criar este campo inicial, colheremos menos engajamento ao longo de toda reunião. Lembre-se: O óbvio precisa ser dito e praticado.

O Coração da Reunião Virtual

Após este início de reunião, entramos de fato na pauta, e então podemos trabalhar com diferentes ferramentas para atender cada objetivo:

Em linha com o que já sugerimos de simplicidade, quase a totalidade dos encontros são atendidos se utilizamos uma ferramenta de vídeo + uma ferramenta de interação (whiteboard). Então focaremos em quais são as combinações que podem ser feitas a depender de cada reunião virtual, buscando que sejam o mais simples e eficaz possível.

Quase a totalidade dos encontros são atendidos se utilizamos uma ferramenta de vídeo + uma ferramenta de interação

Em processos colaborativos, podemos trabalhar com impulsos divergentes, emergentes e convergentes. Focaremos este artigo nas ferramentas que apoiam processos divergentes e convergentes, que parecem ser as maiores dificuldades de quem conduz processos de grupo.

Pela nossa experiência, processos divergentes (objetivo de divergir, gerar ideias, iniciar diálogos, explorar diferentes opiniões, conhecer o que o grupo pensa sobre algum assunto, gerar conexões e “matéria bruta” para depuração futura) tendem a ser melhor aceitos com poucas ferramentas e são mais simples de serem conduzidos.

Processos convergentes (objetivo de convergir, concordância, processos decisórios, afunilar ideias, consolidar percepções sobre algum tema, transformar percepções individuais em percepções coletivas, formar uma mesma imagem sobre algo) tendem a ser mais morosos, difíceis virtualmente e podem demandar um preparo maior de frames e atenção especial com as ferramentas. Falaremos mais sobre isso em outros artigos 😉

Ferramentas de Vídeo – Zoom/ MS Teams – Estas ferramentas são simples e permitem as funções básicas que buscamos: Compartilhar tela, sala de chat simultâneo, dividir grupo em grupos menores, diferentes modos de exibição (mosaico ou quem está falando) entre outros.

Ambas vem atendendo bem as necessidades de quase a totalidade das reuniões virtuais, e por serem utilizadas com frequência, elimina-se a curva de aprendizado.

Ferramentas de Whiteboard – Mural / Miro – Estas ferramentas de colaboração virtual são completas e possibilitam o trabalho de diversas pessoas simultaneamente. Um adendo é que ambas trazem “frames” já prontos para demandas como geração de ideias, análise de problemas ou canvas, entre tantas outras. Isso facilita o trabalho do grupo para além do tão famoso “quadro branco + post its”.

Ferramentas de Compartilhamento de Arquivos – Google Docs / Spreadsheet / Slides – Os produtos do Google cumprem uma função importante de criação conjunta em diferentes formatos (slide, tabelas, texto) e registro de informação da reunião virtual.

Utilize estas ferramentas de apoio para integrar todos. Na FaciLab elas são frequentes em co-construções com clientes e registro de ideias ou demais anotações coletivamente.

Final da Reunião Virtual

Muitas vezes por pressa (já que sempre há uma próxima reunião em seguida) ou por falta de atenção deixamos de planejar tempo para o encerramento, e perdemos a oportunidade de melhorar o processo e torná-lo mais eficaz em futuros encontros. Quem nunca né?

Parece um contrassenso, mas a nossa falta de tempo gera reuniões que gastamos mais tempo desnecessariamente, porque não há um ciclo de feedback-adaptação-avaliação. As reuniões virtuais só se tornam mais produtivas e melhores se há uma avaliação consistente, feita por alguns pontos principais:

• Escreva em um slide o que foi definido, caso seja algo pontual ou uma decisão. A redundância de escrever o que acabou de ser discutido faz com que consolidemos e grava na memória das pessoas, evitando as confusões ou retrabalho.
• Pergunte a todos como estão saindo da reunião, se estão satisfeitos ou se há algo mais que gostariam de falar e não tiveram a oportunidade. Isso é estratégico para o líder coletar percepções de como todos estão se sentindo e endereçar individualmente possíveis insatisfações, evitando conflitos que podem surgir.
• Consolide o produto da reunião virtual. Confirme com todos presentes o que foi acordado, discutido ou explorado, e valide com todos se o output da reunião é de fato aquele. Frases como “então ficou acordado que….” ou “então quer dizer que nos comprometemos a…” são consolidantes e podem ajudar participantes que estiveram mais aéreos (quem nunca, não é?)

Uma dica é consolidar se possível em um documento compartilhado e pedir para todos lerem, garantindo que está tudo lá. Ou mesmo escrever em um slide compartilhado os próximos passos para que todos gravem. 

• Avalie com feedbacks rápidos. A pergunta “o que vocês melhorariam neste processo?” pode ser poderosa neste momento. Isso captura pontos de evolução, e virtualmente cada ajuste pode trazer um benefício grande no longo prazo. Sugestões triviais como “dar tempo a todos entrarem, ser mais direto ou utilizar outra ferramenta são pontos de fácil adaptação e grande ganho para futuras interações.

A finalização de uma reunião virtual é tão importante quanto a abertura. Se buscamos engajamento, precisamos finalizar o encontro com qualidade, trazendo significado e de maneira organizada. Como um filme sem final, uma reunião sem qualquer encerramento é altamente esquecível e gera muito pouco impacto.

PÓS REUNIÃO VIRTUAL >

A estrutura após uma reunião virtual está diretamente ligada com os objetivos de um encontro. No caso de uma integração de equipe, por exemplo, o pós reunião pode ser um grupo em outra plataforma, um e-mail de agradecimento ou uma memória afetiva do grupo (foto, etc.)

No caso de uma reunião de trabalho recorrente, o pós reunião pode ser um simples OK de todos no grupo de WhatsApp da equipe validando os próximos passos, junto com o link para a ata da reunião.

Ferramentas de compartilhamento de artigos (como google docs ou spreadsheets, por exemplo) podem ser eficazes em um encaminhamento prático entre todos. Naturalmente algumas reuniões não são de trabalho conjunto, mas sim de organização para que cada um faça a sua parte após a reunião.

Sendo assim, precisamos ser realistas, e entender o que “cabe” dentro do tempo que temos. Muitas vezes buscamos colocar 10 pautas diferentes dentro de uma mesma reunião, não conseguimos trabalhar nem metade delas e todos saem com um sentimento de frustração e ineficiência. Nestes casos, precisamos urgentemente rever o desenho dos encontros.

DICA: O pós reunião se bem organizado e preparado pode trazer mais engajamento que a própria reunião virtual. De maneira simples e conectada com o objetivo do grupo, podemos valorizar o que foi discutido e acordado, bem como conteúdos que foram importantes. Destine tempo para planejar o pós reunião virtual antes mesmo dela começar.

POR FIM…

Por fim, este é um guia geral para condução de reuniões virtuais que gerem mais engajamento. Na maioria das vezes, o que vai gerá-lo não será novas tecnologias ou inovações profundas, mas sim o básico bem executado, oferecendo espaço, equilibrando o uso de ferramentas e acolhendo todos.

Um processo coletivo bem estruturado passa por pensar na experiência do participante, e criar um fluxo que seja pensado na otimização de pontos sensíveis a todos.

Não esqueça de conferir o primeiro artigo desta série, onde falamos do papel do líder dentro de uma reunião virtual que gere engajamento.

No próximo artigo, falaremos sobre estilos de grupo e o papel da autonomia dentro de reuniões virtuais! Fique ligado 😉

Abraços e boas reuniões virtuais!