Facilitação e Inovação

Poucos temas chamam tanta atenção das organizações atualmente quanto inovação. Ela está presente na agenda executiva de qualquer empresa e dentro dos últimos anos tem se tornado muito difícil encontrar uma organização competitiva que não possui uma área de inovação, projetos de redesenho total ou inovações incrementais em produtos, processos ou serviços.

A tecnologia, em alguns casos, torna-se um pano de fundo para estas inovações. Em outros casos, é a força principal que potencializa modelos exponenciais e disrupções em diversas indústrias que estão sendo rapidamente transformadas.

Se inovação é algo cada vez mais presente e constante em organizações, qual seria o papel da facilitação de grupos neste contexto?

A abordagem da facilitação de grupos cria espaços que estimulem a inteligência coletiva e, em processos de inovação genuínos, estes são essenciais para estimular os próprios participantes a chegarem nas melhores análises, ideias e decisões sobre seus produtos ou serviços. É necessário um conjunto de ferramentas consistentes e alinhadas com as características de cada fase do processo, e maturidade para, no momento certo, contar com o apoio do grupo no desenvolvimento das atividades.

O Processo de Inovação

Para explorar esta relação, vamos utilizar um frame comum de processos de inovação, dividido em 5 etapas que costumam ser as bases para estruturar um projeto nesta área:

1) Exame / Descoberta

Nesta fase, o objetivo é escolher a melhor maneira de abordar o desafio. Isso é feito a partir do aprofundamento no histórico, contexto, objetivos, desafios e pessoas envolvidas. É necessário aqui exercer a empatia – frequentemente trazida por entrevistas semiestruturadas com diversos atores ou pesquisas de campo, e este é um link precioso para a conexão com facilitação de grupos.

As técnicas de facilitação auxiliam os pesquisadores a imergirem no contexto e na vida dos atores envolvidos. O resultado é uma compreensão mais profunda e rápida do contexto e dos atores.

FERRAMENTAS> Nesta fase, as principais ferramentas da facilitação são entrevistas, focus group, shadowing e exercícios de empatia.

2) Compreensão / Interpretação

O objetivo agora é processar as informações coletadas na fase anterior, e criar uma sistematização de dados que facilite a emergência de padrões que ajudem a compreender melhor o fenômeno analisado. Para esta etapa é necessária uma abordagem analítica para interpretar os dados e organizar as informações, frequentemente representadas por centenas de post-its agrupados.

Na perspectiva da facilitação de grupos, este processo de conversão de ideias pode obter melhores resultados com uma combinação de elementos tangíveis (boards, frames de análise, post its, etc.), com ferramentas de diálogo que aprofundam as ideias e provocam os padrões encontrados – abrindo margem para uma interpretação que vá além da combinação de semelhantes e agrupamentos feitos principalmente por palavras ou assuntos-chave.

FERRAMENTAS> As principais ferramentas de facilitação nesta fase são dinâmicas de conversa com objetivos de convergência de conceitos e exercícios de feedback para testar os padrões encontrados.

3) Ideação

O objetivo aqui é a geração de ideias a partir de todo o material que foi processado. Usa-se o esforço de divergência para dar espaço para que surjam novas propostas com alto potencial inovador, ou seja, é o famoso “brainstorm”. Ao final desta fase, é comum que ocorra a seleção de algumas ideias que serão exploradas mais a fundo e amadurecidas nos próximos estágios.

Esta é a fase em que a maior quantidade de ferramentas de facilitação é utilizada, e que o foco está no estímulo da inteligência coletiva do grupo. Os deslizes cometidos na ideação são a falta de conexão com as etapas anteriores (apresentação rápida ou superficial do processamento anterior, gerando desconexão do grupo) e ansiedade para o brainstorm (sem estimular a reflexão e criar o campo fértil para a geração de ideias).

FERRAMENTAS> As principais ferramentas de facilitação nesta fase são dinâmicas de reflexão, introspecção, seguidas de dinâmicas de conversa com objetivos de divergência e dinâmicas de geração de ideias, além de facilitação de processo decisório.

4 e 5) Experimentação / Prototipação e Teste / Avaliação

Nestas fases, algumas ideias são amadurecidas e testadas por protótipos ainda em estágio probatório, o objetivo é compreender qual o potencial destas ideias e principal valor da mesma a partir da experimentação prática de modelos “beta”. Nestas etapas são necessárias abordagens práticas, focadas na viabilidade de cada ideia escolhida e seu potencial, além de avaliar e comunicar o resultado obtido.

São fases em que o trabalho de equipe é intenso para a construção dos protótipos, e a materialização de ideias requer objetividade e rapidez. A facilitação de grupos ajuda nesta etapa no processamento dos resultados obtidos, na construção de uma compreensão alinhada sobre o “output” dos testes e no envolvimento dos demais ao comunicar resultados de cada iniciativa.

FERRAMENTAS> As principais ferramentas de facilitação nestas últimas fases são trios apreciativos, dinâmicas de diálogo para apresentação de resultados, facilitação de processo decisório e processos de reflexão.

Por Fim…

Podemos observar que a facilitação de grupos consegue contribuir por meio de diversas ferramentas e dinâmicas em processos de inovação. Esta contribuição está, não só nos famigerados momentos de workshop, mas também, em etapas cruciais como a ideação e o processamento final das informações.

Se a inovação está em pauta na maioria das organizações nos últimos anos, a facilitação deve também ser uma competência desenvolvida dentro das empresas, para que os condutores dos processos tenham repertório e capacidade de conduzir um efetivo processo de inovação e gerar mais resultados.