Se você trabalha em qualquer organização, certamente nos últimos meses você ganhou uma nova companhia para sua rotina: As reuniões virtuais. Dezenas delas, diariamente. A forma difundida por diversas ferramentas que até alguns meses eram desconhecidas para a grande maioria se tornaram o novo normal, e fazem parte da rotina de qualquer pessoa que está vivendo o trabalho remoto.

Os primeiros sinais de nossos excessos começam a surgir, com relatos de burnout a partir de reuniões e videoconferência, revelando algo que já imaginávamos: Estamos emulando a mesma forma de trabalho presencial (um tsunami de reuniões) agora virtualmente.

Neste mundo novo, líderes tentam se acostumar rapidamente a estes novos canais e formas de se relacionar. Eu já ouvi relatos de chefes que literalmente vigiam funcionários pelo Zoom, ordenando que todos fiquem com as câmeras ligadas durante todo o horário comercial. Pausas? Apenas para ir ao banheiro. Já sabemos que este tipo de atitude não funciona, entretanto a pergunta que fica é uma só:

Quais são os métodos que funcionam para gerar engajamento virtual, e como conduzir encontros virtuais da melhor maneira?

Acho interessante explorar essa pergunta em 3 pontos, que são a base para gerar engajamento virtual:

Para não ser muito exaustivo, vamos agora explorar o primeiro, e em próximos artigos falaremos sobre o segundo e terceiro. Preparados? Então vamos lá:

> O PAPEL DO LÍDER

Quando pensamos no papel do líder, estamos acostumados a pensar de uma maneira estática: O que ele tem que fazer, onde começa e termina a sua atuação, e quais as suas responsabilidades no encontro. Independente do tipo de encontro, o papel do líder é sempre o mesmo.

Este pensamento estático nem de longe atende as necessidades dos diferentes contextos que atuamos no nosso dia a dia. Este pensamento descrito pressupõe que todos encontros são iguais, têm o mesmo objetivo e portanto devem obedecer uma mesma lógica de liderança.

Nada mais longe do que a verdade do nosso dia a dia, correto?

O líder de reuniões digitais, antes de mais nada, deve entender quais são os objetivos desta reunião, e o que esperamos dela! Em alguns casos isso já é sabido anteriormente, em outros, será definido em conjunto no início da reunião. Em qualquer um dos casos, é necessário ao líder de encontros digitais uma característica fundamental: Adaptação.

“Diga-me que tipo de reunião irei conduzir e lhe direi que líder serei”

Diferentes tipos de reuniões irão demandar lideranças diferentes. É impossível ser o mesmo tipo de líder em contextos completamente distintos. No ambiente digital aonde os tempos são restritos e a aproximação tende a ser menor, essa adaptação pode ser a diferença entre engajar um grupo ou perdê-lo para outras abas do navegador.

Essa adaptação parece óbvia, mas frequentemente é mal executada pelos condutores de reuniões (presenciais e virtuais). Se estamos trabalhando em uma reunião de geração de ideias, espera-se uma liderança mais horizontal, já se estamos em uma atualização trivial de status de projetos, talvez nem haja razão do líder fazer parte. Se o tema é uma reunião estritamente de comunicado de diretrizes, a hierarquização faz todo o sentido.

Muitas vezes por não fazer esta análise, o líder corre entre uma reunião e outra, se comportando da mesma maneira e gerando impactos que podem ser negativos, como tolindo uma geração de ideias de um time (quem nunca foi conduzido em uma reunião virtual por um líder que “lutava contra o grupo”, utilizando muitas vezes da hierarquia para encerrar uma discussão ou não deixar uma conversa fluir como deveria?).

Na imagem podemos observar alguns tipos de reuniões comuns ao nosso dia a dia, que devem compor pelo menos 75% de todos encontros que fazemos com equipes. Não parece muito inteligente se comportar da mesma maneira em encontros com demandas tão distintas.

Sendo assim, diferentes reuniões pedem diferentes formas de exercício de controle. Cabe ao líder por feedback e/ou autopercepção compreender quais ajustes devem ser feitos para extrair mais do grupo dado seus objetivos. Mas esta tarefa não é simples, já que estamos acostumados a nos comportar de certa maneira e o contexto já espera de nós um certo tipo de atuação.

Para tomar consciência destes comportamentos e dessa mudança, deixo então 3 perguntas simples e diretas que devem fazer parte de uma rápida reflexão antes de iniciar qualquer reunião virtual:

Se o líder da reunião virtual fizer esta rápida reflexão antes de conduzir um grupo, certamente estará mais consciente e a serviço do grupo, aumentando a possibilidade de engajamento e colhendo melhores resultados.

O fenômeno do engajamento está diretamente conectado com sentir que há espaço para participar e que esta participação é apreciada por todos. Ou seja: Eu tenho voz e a minha voz é valorizada. Repare que não estamos falando aqui do grupo concordar com o meu ponto de vista, mas sim ter espaço para participar ativamente e ser valorizado por isso.

Adaptando a forma de liderar encontros virtuais garantimos que esta percepção de voz e valorização seja ampliada, criando um ambiente que atende as necessidades de todos E buscando atingir os resultados do encontro.

Um dos maiores desafios de encontros virtuais é criar a sensação de unidade e “descomoditização” do tempo investido, dando mais significado à reunião. Muito disso é construído a partir da postura que o líder adota na condução, que se alinhada com o objetivo do encontro, trás a percepção de que aquele encontro foi desenhado para atingir o objetivo, e não é mais um encontro igual a todos os outros que transitamos ao longo do nosso dia de trabalho.

Pela minha experiência com clientes em diversas organizações, acredito que são pequenos ajustes e ganhos de percepção dos líderes que podem trazer engajamento para um grupo virtualmente. Como estamos envolvidos em dezenas de reuniões, a boa novidade é que podemos ajustar e melhorar a cada uma, expandindo nosso campo de prática e amadurecendo para gerar o tão disputado engajamento virtual.

Até o próximo artigo e mãos a obra!